mandag, 09 april 2018 08:11

UDFORDRINGEN VED KOORDINERING OG STEDSSPECIFIK INFORMATION PÅ UDDANNELSESINSTITUTIONER

(Tekst: Stine Maria Larsen, VisioSign. Foto: Christina Callisen, VisioSign)

Koordinering og effektiv kommunikation er udfordrende i enhver organisation, men især uddannelsesinstitutioner står hver dag overfor en udfordring, med at få alle parter up to date med dagens seneste ændringer og nyheder.

ET STORT OG KOMPLEKST KOORDINERINGSARBEJDE

Til forskel fra mange andre organisationer, har man på uddannelsesinstitutioner mange forskellige brugere i mange forskellige aldre med forskellige informationsbehov. Først og fremmest har man lærere og elever, som har deres daglige gang på skolen. Her er der brug for information om lokaleændringer, vikarer, møder, skemaændringer, kantinemenuen og meget, meget mere.

Men ikke nok med det, er der også forældre (i tilfælde af folkeskoler), eksterne besøgende, leverandører, rengøringspersonale m.m. Alle disse mennesker har brug for relevant information som f.eks. vejvisning, møder etc.

STEDSSPECIFIK OG BRUGERVENLIG KOMMUNIKATION

Så hvordan får man al denne information ud til all disse interessenter? De sidste par år er der strømmet nye digitale løsninger til området, og der findes nu både intranet, mobile apps og digitale skilte oveni de mere traditionelle medier som mails, magasiner og opslagstavler. Alle disse løsninger har hver deres fordele.

Dét, digitale skilte kan er, at kombinere det stedsspecifikke ved en opslagstavle med det øjeblikkelige ved en mobil app eller en mail. Med et integreret digitalt skiltningssystem kan man hurtigt og effektivt sende målrettet information ud til flere lokationer samtidigt. Desuden kan en gennemtænkt planlægning af indhold, hjælpe aktualiteten af skærmene og dermed gøre dem mere appellerende for brugerne af huset; De ved, at det er hér man kan finde den relevante information for lige netop den situation, de befinder sig i. Skærmene kan tjene forskellige formål, og dermed får brugerne på institutionerne rettidig og situationsspecifik information, hvor de er. F.eks. er det oftest ligegyldigt for elever og forældre, der befinder sig ved de større klasser, at vide, at der er en ny lærer tilknyttet de små klasser. På samme måde er det unødvendigt, at dagens menu i kantinen bliver vist efter frokost, og at info om skolehjemsamtaler bliver vist før skoledagen er ved at være slut, og forældrene kommer og henter.

Forskellige typer information, der passer optimalt til en digital skærm:

  • Kantinemenuen
  • Nye ansættelser
  • Skolehjemsamtaler
  • Vikarer
  • Lokaleændringer
  • Gårdvagtplan
  • Mødeændringer
  • Vejvisning
  • Projekter på skolen
  • Regler
  • Ofte stillede spørgsmål
  • Afgange for offentlig transport i området
  • Etc.

Skolerne kan også drage god nytte af, at farvekode eller på anden måde kategorisere indholdet efter målgruppe. Information til forældre kan gives én farve, mens information til elever kan gives et lille symbol. Et godt design af skærmene kan indikere hvor på skærmen, man skal kigge efter mærkedage og hvor, man kan finde lokaleændringer. Man kan også vælge at bruge forskellige slags skærme; forskellige størrelser, nogle med touch og nogle uden, til at indikere hvilken slags information, der er at finde hvor. Læs mere om VisioSign’s forskellige hardware produkter her.

Der er mange måder at indrette og implementere digitale skærme på, men én ting er sikker; hvis brugen af dem gennemtænkes og designes, så brugerne forstår og bruger skærmene aktivt, vil uddannelsesinstitutioner uden tvivl kunne drage nytte af digital skiltning. Læs mere om, hvordan VisioSign har hjulpet forskellige uddannelsesinstitutioner i vores kundecases her

I kombination med et informativt intranet, et uddybende månedsmagasin og diverse interne mails, kan digitale skilte hjælpe til at koordineringen på din institution bliver nemmere for alle parter og dermed også, at oplevelsen bliver behagelig og giver glade medarbejdere, lærere og elever.

5-TRINS PLAN TIL EFFEKTIV KOMMUNIKATION I UDDANNELSESINSTITUTIONER

  1. Afdæk hvilke brugere, der kommer i huset og hvilke behov de hver især har.
  2. Prioritér den information, der er brug for og gruppér den. F.eks. Kan kategorien ”mødeindkaldelse” måske tillægges samme vægt som ”ferielukket”, pga. den store vigtighed der lægger i disse informationer og den fælles målgruppe. Ligeledes kan ”nye ansættelser” og ”projekter” grupperes. Man kan også vælge at gruppere information til hver målgruppe hver for sig; en forældre-informations-gruppe, en elev-informations-gruppe etc.
  3. Afgør hvilke informationer, der kommunikeres bedst på selve skolen (stedspecifik information) og hvilke informationer, der kræver at blive sendt ud med det samme såsom i en mail eller på en app.
  4. Udtænk en visuel strategi, for hver type information og hver målgruppe, der gør at de rigtige mennesker opfanger informationen. Inddrag her farvekoder, symboler, størrelse og fotos, men tænk også i skærme (størrelser, placeringer, touch vs. ikke-touch), sociale medier (f.eks. Facebook gruppe), intranet osv.
  5. Til sidst skal der planlægges. Planlæg i så præcise tidsintervaller og så lang tid i forvejen, du kan. Man behøver f.eks. kun, at bruge én dag om måneden til at planlægge informationer som fødselsdage, møder, kantinemenuer etc. Dog vil lokaleændringer og vikarannonceringer kræve opdatering lidt oftere, men med gennemtænkt integrering af diverse kalendere og booking systemer, kan man næsten helt undgå at disse skal gøres manuelt.

 

KU VisioSign 3 of 10 800px